Dokumentenmanagement
Kurz erklärt
Hinter dem Begriff Dokumentenmanagement steckt die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bedeutet für viele Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente.
Expertenbericht
Interview mit den IT-Spezialisten der 3E-Datentechnik
Im Arbeitsalltag müssen wir – je nach Branche – mit rasanten Entwicklungen Schritt halten. Der IT-Spezialist 3E Datentechnik aus Oberkochen kennt die Herausforderungen und trägt maßgeblich dazu bei, regionale Betriebe zukunftssicher zu machen. In unserem Interview zeichnen Geschäftsführer Gerhard Ebert und Prokurist und Nachfolger Moritz Ebert Wege auf, um die Digitalisierung im Büro in Angriff zu nehmen.
Warum ist es so wichtig, Unternehmen immer wieder für das Thema Digitalisierung zu sensibilisieren?
Gerhard Ebert: Gerade jetzt zeigt sich, wie wichtig Digitalisierung für Unternehmen ist. Früher dachten viele, das ist ein Hype und erkannten nicht, dass es sich um eine neue Denkweise mit neuen Arbeitsmethoden handelt.
Moritz Ebert: Die derzeitige Situation zeigt eindrücklich, welche Vorteile Unternehmen haben, die bereits digitale Arbeitsmethoden einsetzen und die Transformation vorangebracht haben. Wir bekommen gerade viel positives Feedback von unseren Kunden, die sehr froh darüber sind, beispielsweise von zu Hause aus ohne Probleme ihrer Arbeit nachzugehen – einfach, weil sie ihre Prozesse und Dokumente digitalisiert haben. Die Vorteile sind jeden Tag spürbar, aber jetzt natürlich besonders stark. Jetzt findet die Veränderung auch in den Köpfen statt und es wird erkannt, dass Digitalisierung zugleich Chance und Notwendigkeit darstellt. Das gilt nicht nur hinsichtlich Home-Office. Unternehmen können ihren Kunden heute durch moderne Prozesse einen umfassenderen Service bieten. Das eröffnet Möglichkeiten, an die noch vor Jahren keiner dachte.
Digitalisierung ist ein weites Feld. Es ist sicher nicht leicht zu erkennen, womit man am besten beginnen sollte.
Moritz Ebert: Ja, das stimmt. Unserer Erfahrung nach verstehen die meisten Unternehmen, dass sie etwas tun müssen, aber wissen nicht, was. Sie sind verunsichert. Gerade das Dokumentenmanagement bietet einen idealen Einstieg. Es ist für jedes Unternehmen geeignet, gleich welcher Größe oder Branche, es ist leicht einzuführen und die ersten Erfolge sind früh zu spüren. Bei einem Kunden, dessen Arbeit z. B. viel mit Patientenakten und Dokumentation zu tun hat, bewirkt schon allein die Digitalisierung dieser beiden Bereiche eine immense Verbesserung für alle Beteiligten – natürlich unter Berücksichtigung aller Datenschutzvorschriften. Woanders brachte eine zentrale digitale Kundenmappe den großen Durchbruch. Wichtig ist, dass man die Prozesse erst einmal beleuchtet, um zu wissen, wo man ansetzt.
Sie sprachen vorhin von Dienstleistungen. Welche sind wichtig und sinnvoll hinsichtlich digitaler Transformation?
Gerhard Ebert: Beim papierlosen Büro geht es zuerst darum, Prozesse effizienter zu gestalten und Information schneller und umfassender verfügbar zu haben. Dass dabei Papier, Archivplatz, Wege; Zeit, Geld und Nerven eingespart werden, ist ein positiver Effekt. Hauptziel sind jedoch transparente, effiziente Prozesse und klare Workflows, bei hoher Informationsverfügbarkeit.
Wir beraten Unternehmen, wir untersuchen die bestehenden, dokumentenbasierten Prozesse und zeigen, welche Benefits die Digitalisierung bringen kann. Wir implementieren die Software und schulen die Anwender. Idealerweise ist das alles in eine grobe Digitalisierungsstrategie eingebettet, die wir ebenfalls gemeinsam erarbeiten.
Was macht 3E zum fähigen Partner in der Digitalisierung?
Moritz Ebert: Wir haben große Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen in fast allen Branchen und wir bieten mit ELO eine der besten Lösungen, die es derzeit gibt.
Gerhard Ebert: Seit 1993 bauen wir ERP-Kompetenz auf und seit 2012 sind wir Professional ELO Partner. ELO steht für Elektronischer Leitz Ordner und bietet branchenneutrale Lösungen zur Digitalisierung und Automation von Geschäftsprozessen.
Warum ist ELO die geeignete Lösung?
Gerhard Ebert: Erstens ist ELO völlig branchenunabhängig mit Lösungen für jedes Unternehmen. Es dockt nahtlos an die meisten ERP-Systeme an und bietet auch Schnittstellen zu gängigen FiBu-Systemen, wie z.B. DATEV, Hamburger Software oder Addison. An erster Stelle sehe ich die Möglichkeit, Workflows einzurichten und zu digitalisieren. Konkret bedeutet dies: Alle Dokumente werden mit ELO digital erfasst, verwaltet und zur Bearbeitung weitergeleitet. Zusätzlich wird revisionssicher archiviert, Datenschutz- und GoBD-konform. Die betreffenden Mitarbeiter haben Zugriff auf Dokumente, können diese lesen, bearbeiten oder freigeben, auch von unterwegs.
Moritz Ebert: ELO kann weit mehr als rechtskonforme Archivierung. Prozesse werden dadurch strukturiert und teilweise automatisiert. In jedem Fall werden sie effizienter. Außerdem ist ELO einfach skalierbar und dient als langfristige Lösung, mit der man auch wachsen kann.
3E ist Partner des Digitalisierungszentrums Ostwürttemberg (digiZ) und Mitglied im IT-Netzwerk IT-NOW, das vom digiZ ins Leben gerufen wurde. Warum haben Sie sich dafür entschieden?
Gerhard Ebert: Es ist für uns als IT-Spezialist richtig und notwendig, uns auch in der Region zu engagieren und zu vernetzen. Wir freuen uns, dass das digiZ realisiert wurde und das Thema Digitalisierung in der Region nicht nur mehr Medienpräsenz erfährt, sondern auch eine Infrastruktur geboten wird und ein Netzwerk. Durch den Austausch mit anderen starken Partnern aus Wirtschaft und Forschung bauen wir unsere eigene Expertise aus, was wiederum unseren Kunden zu Gute kommt.
Mit welchen Veranstaltungen erreichen Sie regionale Unternehmen am besten?
Moritz Ebert: Wir bieten eine ganze Reihe von Veranstaltungen – Online- und auch Präsenzveranstaltungen mit Vorträgen und Präsentationen. Die Webcasts werden gerne angenommen, weil es leichter ist, sich mal eine Stunde Zeit für bestimmte Themen zu nehmen, wie z. B. die Einrichtung von Workflows oder eines digitalen Archivs. Bei den Präsenzveranstaltungen haben wir meist Gastredner zu Themen wie Förderung oder es werden Prozesse beleuchtet, wie z. B. die digitalisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Oft finden diese bei uns statt. Wir haben die Räumlichkeiten und ein modernes, gut ausgestattetes Gebäude in zentraler Lage. Aber wir erreichen sehr viel mehr Unternehmen mit den Veranstaltungen im digiZ.
Da bieten wir Fachveranstaltungen an, wie z. B. das ELO Business Breakfast, das kürzlich im digiZ stattfand und das auf große Resonanz stieß.
Auch Veranstaltungen wie die ELO ECM Tour in Heidenheim oder der ELO ECM-Fachkongress sind immer gut besucht. Da wird auch über Förderprogramme gesprochen.
Welche Förderung könnte ein KMU für die Digitalisierung erhalten?
Moritz Ebert: Das ist ganz einfach: Investitionsvorhaben, z.B. digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, Lizenzen, Implementierung und Einführungskosten. Investitionssumme in Form eines Darlehens ca. 25.000 Euro. Unternehmen können bis zu 5.000 Euro in Form eines Tilgungszuschusses erhalten. Bei höheren Investitionen kann die Förderung auch bis zu 10 Prozent des Kostenvolumens betragen. Das Land überarbeitet derzeit die Förderrichtlinien, genauere Auskünfte erteilt die IHK. Wir sind natürlich auch bei der Antragstellung behilflich.
Geschäftsführer Gerhard Ebert (re.) mit Prokurist und Nachfolger Moritz Ebert 3E Datentechnik, Oberkochen |