Remote Work

Kurz erklärt

Remote Work oder zu deutsch "verteiltes Arbeiten" beschreibt den Umstand, dass ein Mitarbeiter hauptsächlich von zuhause arbeitet und mit dem Unternehmen via E-Mail und Telefon kommuniziert. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zum Home-Office ist, dass es nicht zwingend die eigenen vier Wände sein müssen, in denen gearbeitet wird.

Expertenbericht

Erfolgreiches verteiltes Arbeiten

Die globale Lage und die Maßnahmen der Bundesregierung haben viel verändert in Deutschland. Während im letzten Jahr noch zwei Drittel der Arbeitnehmer aussagten, dass sie nicht im Homeoffice arbeiten, mussten die meisten Unternehmen sich in kürzester Zeit auf 100% virtuelles Arbeiten umstellen. Eine wichtige Facette der sogenannten Future of Work ist Realität geworden und das „Verteilte Arbeiten“ (engl. Remote Work) zur Normalität. Um sich auf diese veränderten Arbeitsbedingungen einzustellen bedarf es für Unternehmen jedoch besonderer Vorbereitung und der Etablierung neuer Regeln. Für viele Unternehmen ist diese Umstellung nicht leicht. Zu diesem Zweck haben wir, in einem Team aus Wissenschaftlern vom Karlsruher Institut für Technologie (KIT), im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geförderten Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Usability ein Erste-Hilfe-Kit für „Erfolgreiches Verteiltes Arbeiten“ aufgelegt. Das Erste-Hilfe-Kit ermöglicht Unternehmen ermöglicht einen schnellen Einstieg in die Thematik.
Die Umstellung auf 100 Prozent Verteiltes Arbeiten ist keine rein technische Herausforderung. Eine Studie der Krankenversicherung AOK hat beispielsweise gezeigt, dass psychische Herausforderungen bei Mitarbeitern ansteigen, wenn es ins Homeoffice geht. Um erfolgreich die bestehenden Prozesse zu überführen, müssen auch (zwischen-)menschliche und organisatorische Aspekte bedacht werden. Der Eurofund, die European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions, dokumentierte in ihrem Report, dass durch Verteiltes Arbeiten Berufliches und Privates verschwimmen, was zu erhöhtem Stress der Mitarbeiter führt. Basierend auf einer Recherche an Expertenmeinungen und wissenschaftlichen Publikationen, sowie eigenen Studienergebnissen haben wir daher das Erste-Hilfe-Kit anhand dieser Aspekte strukturiert.


Grundsätzlich müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein, um Verteiltes Arbeiten zu gewährleisten.

  • Eine technische Grundausstattung ist zwingend erforderlich. Mitarbeiter benötigen Zugriff auf eine IT-Infrastruktur, die es ermöglicht, die notwendigen Aufgaben zu erledigen. Wenn das nicht gegeben ist, kann es schnell zu Frust und Demotivation kommen. Gleichzeitig brauchen die Mitarbeiter aber auch Zugriff auf die Unternehmensanwendungen und notwendigen Daten. Sicherheit ist dabei ein großes Thema, jedoch kann ohne Zugriff keine Zusammenarbeit stattfinden. Um diesen Ablauf möglichst reibungslos zu gewährleisten, ist interne oder ggf. auch externe Unterstützung wichtig.
  • Aufbauend auf der Grundausstattung braucht es die passenden Anwendungen für die virtuelle Zusammenarbeit. Ein Kern des Erste-Hilfe-Kit ist deswegen eine Empfehlung an wichtigen Anwendungstypen für das Verteilte Arbeiten. Das Erste-Hilfe-Kit unterscheidet zwischen einer „Sofort-Hilfe“ und einem Paket zur langfristigen Umsetzung. Bei abruptem Umstieg muss zuerst die Möglichkeit des Informations-Austausches gewährleistet sein, beispielsweise durch Chat- oder Video-Anwendungen. Oft nutzen Unternehmen bereits Anwendungen, diese sollten ab diesem Zeitpunkt zentral organisiert und verwaltet werden. Um eine minimale Strukturiertheit für die Mitarbeiter zu etablieren, kann eine Kalenderanwendung eingeführt werden. Für eine nachhaltige Etablierung von Verteiltem Arbeiten wird diese rudimentäre Systemlandschaft mit weiteren Anwendungen bspw. zum Aufgabenmanagement und zur Inhaltsstrukturierung erweitert.
  • Neben der Technik verändern sich auch das soziale Miteinander und der Umgang der Mitarbeiter. Zwei Dinge sind essenziell, wenn Verteiltes Arbeiten von der Ausnahme zur Regel wird. Einerseits fehlt die ursprüngliche Struktur, in der Mitarbeiter und Organisation agieren. Zum anderen wird die Trennung von Beruf und Privatleben aufgehoben. Unternehmen können dem durch einheitliche Maßnahmen entgegenwirken:
  • Um die Zusammenarbeit zu vereinfachen, können Unternehmen ein einheitliches Leitbild oder Regelwerk ausgeben, dass den Mitarbeitern beispielsweise als FAQ Website zur Verfügung steht. Somit sind alle wichtigen Informationen schnell verfügbar.
  • Im Home-Office sind die Kollegen immer außer Reichweite, der Aufwand ist größer in Kontakt zu treten. Im schlimmsten Fall erliegt der wichtige Austausch. Daher ist es wichtig Kommunikationsregeln zu etablieren, die genau das verhindern. Beispielsweise können durch regelmäßige, moderierte Meetings Inhalte zusammengefasst werden, aktualisierte Kalender helfen ebenfalls. Eine offene und aktive Kommunikation aller Ebenen schützt vor Verlust des Überblicks.


Ein angemessenes Verhalten hilft zudem Mitarbeitern und damit auch dem Unternehmen

  • Klare Ziele sind insbesondere nützlich, um Mitarbeitern Orientierung zu geben, wenn regelmäßige Erinnerungen in Form von physischem Kontakt fehlen. Durch klare Ansagen und regelmäßige Updates können Missverständnisse vermieden werden und Ziele kommuniziert. Das Ergebnis ist ein „miteinander“ und kein „aneinander vorbei“.
  • Dieses Miteinander wird durch ein „Wir-Gefühl“ unterstützt. Dieses ist ein essenzieller Bestandteil eines produktiven Arbeitsklimas. Gerade wenn durch „Verteiltes Arbeiten“ keine physische Verbundenheit besteht, muss auf professioneller Ebene gegenseitiges Vertrauen verstärkt werden. Da Zusammenhalt in der Organisation oft auf sozialer Verbundenheit aufbaut, können Unternehmen auch soziale Events in einem gewissen Rahmen „virtuell“ ausrichten, wie beispielsweise eine virtuelle Kaffee-Pause. Die Wichtigkeit zwischenmenschlicher Dynamik darf auch in Zeit des vollständigen Homeoffice nicht vernachlässigt werden.
  • Individuell für Mitarbeiter wichtig ist die Trennung von Beruf und Privatem. Strukturen helfen, diese Trennung auch im Verteilten Arbeiten zu erhalten. Daher sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen, sich ein festes Arbeitsumfeld einzurichten. Die Arbeit bekommt ihren festen Platz und dringt nicht zu sehr ins Private ein. Statt also in Pyjama zu arbeiten, können Mitarbeiter Morgenrituale beibehalten und sich nach Möglichkeit einen Ort einrichten, der nur zum Arbeiten genutzt wird.
Gleichzeitig treten bei der Umstellung ins Verteilte Arbeiten Probleme auf, die im normalen Alltag kein Thema sind. Im Erste-Hilfe-Kit haben wir beispielhaft skizziert, wie Unternehmen damit umgehen können. Zum einen sind Mitarbeiter plötzlich verstärkter physischer Isolation ausgesetzt, die schnell in psychische Isolation übergehen kann. Regelmäßige Kommunikation und sozialer Austausch können hier helfen. Zum anderen ist die Gefahr des Strukturverlusts groß. Diesem kann das Unternehmen durch feste Regeln und Ziele entgegenwirken. Technische Aspekte erschweren andererseits die Zusammenarbeit. So kommt es oft zu technischen Problemen bei der Kommunikation, wie stockende Videos oder Versionskonflikte bei gemeinsamer Dokumentenbearbeitung. Eine Studie der AOK zeigt beispielsweise, dass der Arbeitsfluss und damit die Produktivität erheblich gestört wird.
Zusammenfassend bieten die Inhalte einen schnellen und einfachen Einstieg in das wichtige Thema Verteiltes Arbeiten. Um diese Inhalte zu vertiefen, stellen wir auf unserer Website eine Vielzahl von Informationen zu diesem Thema sowie das Erste-Hilfe-Kit zu Verfügung (https://www.kompetenzzentrum-usability.digital/angebote/demonstratoren/social-distancing-social-awareness). Wir glauben, dass die Arbeitswelt sich langfristig verändern wird und Verteiltes Arbeiten wird mehr denn je zuvor einen festen Platz darin einnehmen. Diesen Herausforderungen müssen sich Unternehmen stellen, um auch langfristig erfolgreich in der neuen Arbeitswelt zu bestehen.


Autor

Benke
Ivo Benke ist Mitarbeiter und promoviert am Institut für Wirtschaftsinformatik und Marketing (IISM) des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT). Zudem betreut er das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geförderte Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Usability für die Region Karlsruhe. Thematisch beschäftigt er sich mit der Zusammenarbeit von Teams am Arbeitsplatz von morgen und untersucht wie intelligente Technologien wie Sprachassistenten genutzt werden können, um die Produktivität im Unternehmen zu steigern.